Con­tract Ma­na­ge­ment Das Modul CON­TRACT der IT Asset Ma­na­ge­ment Software

Ver­trä­ge und Ver­ein­ba­run­gen lie­gen fast jeder Geschäfts­trans­ak­ti­on zugrun­de. Sie schaf­fen recht­li­che Ver­bind­lich­kei­ten: Klau­seln, Bedin­gun­gen, Fris­ten, Ver­pflich­tun­gen und Mei­len­stei­ne. Die­se müs­sen IT-Orga­ni­sa­tio­nen über den gesam­ten Lebens­zy­klus des Ver­trags ver­wal­ten und ver­fol­gen. Nur so kön­nen die Geschäfts­vor­tei­le maxi­miert und Risi­ken sowie ver­trags­be­ding­te Kos­ten mini­miert werden.

Mit dem Con­tract- bzw. Ver­trags- und Lea­sing­ma­nage­ment las­sen sich fol­gen­de Pro­zes­se abbilden:

  • Ver­wal­tung verschie­denster Ver­träge und Vertrags­kon­strukte wie Rah­men- und Beitritts­verträge oder Garan­tien und Care­packs.
  • Aler­ting mit pro­aktiver Infor­mation an die Be­nutzer durch das Frame­work z.B. vor aus­lauf­enden Garantien.
  • Ab­rechnungs­möglich­keit und Über­führung in inter­ne Kos­ten (Leistungs­verrechnung) bei spezi­fischen Vertrags­arten wie Leas­ing oder Click-Ver­trä­gen (Für Click-Ver­trä­ge wird zusätz­lich das Modul PAM benötigt).

Funk­tionen

  • Nor­ma­ler Rückgabe
  • Vor­zei­ti­ger Rückgabe
  • Ver­lust­mel­dun­gen
  • Über­nah­me

Im­pres­sio­nen

Screen­shots

Miet­schein
War­tungs­ver­trä­ge
Ver­trags­über­sicht
Fenster schließen

Wer braucht es

  • Ein­kauf
  • Con­trol­ling
  • Finan­zen
  • Geschäfts­füh­rung
  • IT 

Mö­gli­che Pro­blem­stellung­en

  • Manu­el­les Tracking und Ver­wal­tung von Vertrags­daten wie Kündigungs­fristen und Leasing­rückgaben ist fehler­anfällig. Gera­de beim Lea­sing bedeu­tet eine Pro­lon­ga­ti­on (Ver­län­ge­rung) oft enor­me Zusatz­kosten, zudem wird für „ver­al­te­te“ Hard­ware bezahlt.
  • Doku­mente wer­den, wenn über­haupt auf Netz­werk-Ord­nern abge­legt. Eine Rechte­verwaltung, Archi­vierung, Änderungs­verfolgung ist so kaum zu gewährleisten.
  • Abge­schlossene Wartungs­verträge, Garan­tie- und Zusatz­leistungen sind oft unbe­kannt und es wer­den unnö­ti­ge Kos­ten verursacht.
  • Software­lizenzen wer­den spo­radisch gekauft, ein tat­sächlicher Bedarf des Unter­nehmens ist oft unbe­kannt. Eine Prü­fung kann emp­find­li­che Stra­fen nach sich zie­hen. Es fehlt die zen­tra­le Stel­le, die Men­ge der Lizen­zen zu erfas­sen und sie mit dem rea­len Bedarf durch die IT-Assets abzugleichen.

 

Die Lösung

Das Modul Con­tract Manage­ment gewährt voll­stän­di­ge Kon­trol­le über Liefe­ranten­verträge. Es unter­stützt eine Viel­zahl an Vertrags­arten, wie Bestell-, Miet-, Lea­sing-, War­tungs-, Lizenz-, sowie benutzer­definierte Ver­trä­ge. Es ver­bin­det die Vertrags­beziehung mit den Ser­vice Level Agree­ments und den Lie­fe­ran­ten-Ver­trä­gen und lie­fert somit Leistungs­parameter als Grund­la­ge für die Neu­verhandlung von Lieferanten­konditionen. Vertrags­bedingungen wer­den in einer Daten­bank gespei­chert und stel­len damit die Ein­hal­tung der Unter­neh­mens- und Einkaufs­richtlinien sicher. Auto­ma­ti­sche Benach­richtigungen hel­fen bei der Fristen­kontrolle und Ein­hal­tung von Verein­barungen. Sie redu­zie­ren den manu­el­len Verwaltungs­aufwand und erhö­hen somit die Effi­zi­enz bei der Arbeit.

Mit dem Con­tract Manage­ment hast du eben­falls den Über­blick über Lea­sing- und Miet­kosten dei­nes Unter­nehmens. Dabei wer­den alle rele­van­ten Daten eines Miet­scheins berück­sich­tigt. Dazu gehö­ren neben den Asset­typ- und länder­spezifischen Fak­to­ren auch die Ver­ein­ba­run­gen, wel­che für die spe­zi­el­len Rückgabe­arten mit dem Leasing­geber getrof­fen wur­den. Beim Aus­lau­fen eines Leasing­vertrages wer­den die not­wen­di­gen Schrit­te direkt unter­stützt. Funk­tio­nen wie Restwert­berechnung, Abhol­auf­trä­ge, Neu­beschaffung oder auch Vertrags­verlänge­rungen wer­den trans­pa­rent abge­bil­det. Leasing­konditionen kön­nen bereits in der Bedarfs­phase berück­sich­tigt wer­den, dar­aus her­vor­ge­hen­de Rech­nungs­be­le­ge erhal­ten auto­ma­tisch die Zuord­nung zu einem alter­na­ti­ven Rechnungs­empfänger. Miet­kos­ten kön­nen direkt auf die inter­ne Leistungs­ver­rechnung umge­legt und bereits vor der Be­schaffung dar­gestellt werden.

Die pas­sen­den Co-Piloten

Co-Piloten PAM Contract

PAM und Contract

MPS-Ver­­­­­­­trä­­­­ge hinter­legen und auto­ma­tisch abrech­nen (Klick­prei­se pro Seite).

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