Contract Management Das Modul CONTRACT der IT Asset Management Software
Verträge und Vereinbarungen liegen fast jeder Geschäftstransaktion zugrunde. Sie schaffen rechtliche Verbindlichkeiten: Klauseln, Bedingungen, Fristen, Verpflichtungen und Meilensteine. Diese müssen IT-Organisationen über den gesamten Lebenszyklus des Vertrags verwalten und verfolgen. Nur so können die Geschäftsvorteile maximiert und Risiken sowie vertragsbedingte Kosten minimiert werden.
Mit dem Contract- bzw. Vertrags- und Leasingmanagement lassen sich folgende Prozesse abbilden:
- Verwaltung verschiedenster Verträge und Vertragskonstrukte wie Rahmen- und Beitrittsverträge oder Garantien und Carepacks.
- Alerting mit proaktiver Information an die Benutzer durch das Framework z.B. vor auslaufenden Garantien.
- Abrechnungsmöglichkeit und Überführung in interne Kosten (Leistungsverrechnung) bei spezifischen Vertragsarten wie Leasing oder Click-Verträgen (Für Click-Verträge wird zusätzlich das Modul PAM benötigt).
Funktionen
- Normaler Rückgabe
- Vorzeitiger Rückgabe
- Verlustmeldungen
- Übernahme
Impressionen
Screenshots
Wer braucht es
- Einkauf
- Controlling
- Finanzen
- Geschäftsführung
- IT
Mögliche Problemstellungen
- Manuelles Tracking und Verwaltung von Vertragsdaten wie Kündigungsfristen und Leasingrückgaben ist fehleranfällig. Gerade beim Leasing bedeutet eine Prolongation (Verlängerung) oft enorme Zusatzkosten, zudem wird für „veraltete“ Hardware bezahlt.
- Dokumente werden, wenn überhaupt auf Netzwerk-Ordnern abgelegt. Eine Rechteverwaltung, Archivierung, Änderungsverfolgung ist so kaum zu gewährleisten.
- Abgeschlossene Wartungsverträge, Garantie- und Zusatzleistungen sind oft unbekannt und es werden unnötige Kosten verursacht.
- Softwarelizenzen werden sporadisch gekauft, ein tatsächlicher Bedarf des Unternehmens ist oft unbekannt. Eine Prüfung kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Es fehlt die zentrale Stelle, die Menge der Lizenzen zu erfassen und sie mit dem realen Bedarf durch die IT-Assets abzugleichen.
Die Lösung
Das Modul Contract Management gewährt vollständige Kontrolle über Lieferantenverträge. Es unterstützt eine Vielzahl an Vertragsarten, wie Bestell-, Miet-, Leasing-, Wartungs-, Lizenz-, sowie benutzerdefinierte Verträge. Es verbindet die Vertragsbeziehung mit den Service Level Agreements und den Lieferanten-Verträgen und liefert somit Leistungsparameter als Grundlage für die Neuverhandlung von Lieferantenkonditionen. Vertragsbedingungen werden in einer Datenbank gespeichert und stellen damit die Einhaltung der Unternehmens- und Einkaufsrichtlinien sicher. Automatische Benachrichtigungen helfen bei der Fristenkontrolle und Einhaltung von Vereinbarungen. Sie reduzieren den manuellen Verwaltungsaufwand und erhöhen somit die Effizienz bei der Arbeit.
Mit dem Contract Management haben Sie ebenfalls den Überblick über Leasing- und Mietkosten Ihres Unternehmens. Dabei werden alle relevanten Daten eines Mietscheins berücksichtigt. Dazu gehören neben den Assettyp- und länderspezifischen Faktoren auch die Vereinbarungen, welche für die speziellen Rückgabearten mit dem Leasinggeber getroffen wurden. Beim Auslaufen eines Leasingvertrages werden die notwendigen Schritte direkt unterstützt. Funktionen wie Restwertberechnung, Abholaufträge, Neubeschaffung oder auch Vertragsverlängerungen werden transparent abgebildet. Leasingkonditionen können bereits in der Bedarfsphase berücksichtigt werden, daraus hervorgehende Rechnungsbelege erhalten automatisch die Zuordnung zu einem alternativen Rechnungsempfänger. Mietkosten können direkt auf die interne Leistungsverrechnung umgelegt und bereits vor der Beschaffung dargestellt werden.
Die passenden Co-Piloten
PAM und Contract
MPS-Verträge hinterlegen und automatisch abrechnen (Klickpreise pro Seite).
