Order Manage­ment Das Modul ORDER der IT Asset Ma­na­ge­ment Software

Der Beschaffungs­prozess in der IT wird immer kom­ple­xer. Ein­ge­hen­de Lie­fe­run­gen umfas­sen wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen über Kompo­nenten, kunden­spezifische Anpas­sun­gen oder Service-Leistungen.

Häu­fig ist auch ein elektro­nisches Einkaufs­portal (ePro­cu­re­ment) gefragt, das von Vertrags­partnern kom­men kann. Die Lie­fe­rung erfolgt oft durch unter­schiedliche Kanä­le, was zur Unübersicht­lichkeit beiträgt.

Mit dem Modul Order Manage­ment kannst du den Bestell­prozess von Anfang bis Ende ver­fol­gen: Von der Bedarfs­erfassung über dyna­mi­sche, mehr­stu­fi­ge Genehmi­gungen, Bestel­lung, Lie­fe­rung und Waren­eingang bis hin zur Instal­lation wird der kom­plet­te Beschaffungs­prozess elek­tro­nisch unterstützt.

Durch intel­li­gen­te Prozess­steuerung wird eine siche­re und kosten­günstige Beschaf­fung gewähr­leistet. Das Fehler­potenzial wird deut­lich minimiert.

 

  • Hand­ling aller Pro­cu­re­­ment- und Genehmigungs­prozesse eines Unter­nehmens und auto­matische Ablaufsteuerung.
  • Inter­ne und exter­ne Material­kataloge, Berechtigungs­konzepte und Genehmigungs­steuerung nach verti­kalem und hori­zontalem Unternehmensaufbau.
  • Spezi­elles Mit­arbeiter / Endu­ser Front­end mit Shop und eige­ner Gerä­te- sowie Arbeitsplatz­ansicht mit News und Ansprechpartnern.

Funk­tio­nen

  • Bedarfs-, Instal­la­ti­ons- und Rückgabeprozesse
  • Über­wa­chung von Beschaffungsbudgets
  • Elek­tro­ni­scher IT-Kata­log (OCI mit Punch-Out-Möglichkeit)
  • Bestell­prozesse für Hard­ware, Soft­ware, Leis­tun­gen, Benut­zer­kon­ten und -rech­te, Ab­bildung des inter­nen Service-Katalogs
  • Genehmigungs­prozesse (Work­flows)
  • Wareneingangs­prozesse
  • Integrations­möglichkeit in Sys­tem-Manage­ment-Sys­te­me (z.B. SCCM, Instal­la­ti­on und Deinstallation)
  • Integrations­möglichkeit in ERP-Sys­te­me (z.B. open­TRANS-Schnitt­stel­le zu SAP für Bestel­lun­gen und Wareneingangsbuchungen)
  • Inte­grier­te Lagerverwaltung

Im­pres­sio­nen

Screen­shots

eShop Über­sicht
Arti­kel im eShop
Bedar­fe im Report
Fenster schließen

Wer braucht es

  • Con­trol­ling
  • Ein­kauf
  • Finan­zen
  • IT
  • Lager
  • Mar­ke­ting
  • Ver­wal­tung

Mö­gli­che Pro­blem­­stellung­en

  • Der Anwen­der stellt den Bedarf beim Ein­kauf. Die­ser sucht nach dem güns­tigs­ten Gerät. Die tech­ni­schen Details sind nicht mit der IT abge­stimmt. Dies führt zu Pro­ble­men bei der Inbe­trieb­nah­me und Integration.
  • Es gibt kei­nen ein­heit­li­chen und abge­stimm­ten Waren­korb. Daher küm­mert sich der Abtei­lungs­lei­ter oder Vor­ge­setz­te selbst dar­um, obwohl dies zen­tral gesteu­ert wer­den müss­te. Es gibt kei­nen doku­men­tier­ten Geneh­mi­gungs­pro­zess. Fra­gen wie „war­um“ oder „wofür“ tau­chen auf, die in jedem Ein­zel­fall für Unklar­heit sorgen.
  • Auch inter­ne Dienst­leistungen wer­den oft per Mail direkt beauf­tragt, ohne, dass die­se klar defi­niert sind oder geneh­migt wur­den. Der Auf­wand für den IT-Ser­vice ist nicht nachvollziehbar.
  • Ein­käu­fer erhal­ten als Pro­dukt­in­for­ma­ti­on zur Beschaf­fung Links aus Online­shops zuge­sen­det. Mit meist unspe­zi­fi­schen Daten müs­sen sie umständ­lich bei teils unbe­kann­ten Lie­fe­ran­ten bestel­len. Das führt oft zu Fol­ge­pro­ble­men bei der Buch­hal­tung etc.

Die Lösung

Das Order Manage­ment bie­tet neben der Bestel­lung von Arti­keln auch die Möglich­keit, Leis­tun­gen und Berechtigungen/­Accounts zu bean­tra­gen bzw. zu kün­di­gen. Die Beschrei­bung der Leis­tun­gen kann indi­vi­du­ell gestal­tet und mit inter­nen Ver­rechnungs­sätzen (Modul IT Con­trol) ver­se­hen wer­den. Beispiels­weise kannst du im Kata­log einen Standard­­ar­beits­platz anbie­ten, der aus meh­re­ren Arti­keln besteht und Ver­rech­nungs­­sätze für Instal­lations­leistungen ent­hält. Die Bedarfs­­steller sehen in die­sem Bei­spiel weder die ein­zel­nen Artikel­bezeichnungen noch die Einkaufs­­preise, son­dern ledig­lich die Leistungs­beschreibung mit dem ein­ma­li­gen oder perio­­dischen Verrechnungssatz.

Die passen­den Co-Piloten

PAM und Order Co-Piloten

PAM und Order

Für auto­ma­ti­sche Bedarfs­mel­dun­gen einen Geneh­mi­gungs­work­flow anstoßen.

Co-Piloten Service Order

Ser­vice und Order

Inter­ne Dienst­leis­tun­gen bestel­len, geneh­mi­gen und direkt als Auf­trag erfassen.

Co-Piloten IT Control Order

IT Con­trol und Order

Kos­ten durch Bestel­lun­gen den jewei­li­gen Kos­ten­stel­len (als Verur­sa­cher) zuordnen.

PAM und OrderSer­vice und OrderIT Con­trol und Order
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