Der Beschaffungs­prozess in der IT wird immer komplexer. Eingehende Lieferungen umfassen wichtige Informationen über Kompo­nenten, kunden­spezifische Anpassungen oder Service-Leistungen. Häufig ist auch ein elektro­nisches Einkaufs­portal (eProcurement) gefragt, das von Vertrags­partnern kommen kann. Die Lieferung erfolgt oft durch unter­schiedliche Kanäle, was zur Unübersicht­lichkeit beiträgt. Mit dem Modul Order Manage­ment kannst du den Bestell­prozess von Anfang bis Ende verfolgen: Von der Bedarfs­erfassung über dynamische, mehrstufige Genehmi­gungen, Bestellung, Lieferung und Waren­eingang bis hin zur Instal­lation wird der komplette Beschaffungs­prozess elektronisch unterstützt. Durch intelligente Prozess­steuerung wird eine sichere und kosten­günstige Beschaffung gewähr­leistet. Das Fehler­potenzial wird deutlich minimiert.

Das Order Manage­ment bietet neben der Bestellung von Artikeln auch die Möglich­keit, Leistungen und Berechtigungen/­Accounts zu beantragen bzw. zu kündigen. Die Beschreibung der Leistungen kann individuell gestaltet und mit internen Ver­rechnungs­sätzen (Modul IT Control) versehen werden. Beispiels­weise kannst du im Katalog einen Standard­­ar­beits­platz anbieten, der aus mehreren Artikeln besteht und Ver­rech­nungs­­sätze für Instal­lations­leistungen enthält. Die Bedarfs­­steller sehen in diesem Beispiel weder die einzelnen Artikel­bezeichnungen noch die Einkaufs­­preise, sondern lediglich die Leistungs­beschreibung mit dem einmaligen oder perio­­dischen Ver­rech­nungs­­satz.

In vielen Unternehmen sind weder die IT-Kosten noch deren Verteilung transparent. Auch gibt es selten eine Zu­ordnung der Kosten zu den Geschäfts­prozessen. Daher fällt es schwer, Einspar­potenziale aufzudecken. Der Rotstift wird oft willkürlich angesetzt. Unbedachte Strei­chungen gefährden allerdings die Zukunfts­fähigkeit des Unter­nehmens.

Gefragt ist daher ein IT Control­ling, das die direkten und indirekten Kosten und Leis­tungen erfasst und eine effiziente und wirksame Zuordnung und Ver­rechnung ermöglicht. Mit OFFICE ASSET kann die IT-Abteilung als internes Profit Center agieren: Sie kann ihre Kosten z.B. monatlich voll­automatisiert und ver­ursacher­gerecht auf die Nutzer verteilen und somit die eigene Kosten­stelle entlasten. Dabei kannst du deine Kosten und Leistungs­arten frei definieren und zuordnen.

Verträge und Verein­barungen liegen fast jeder Geschäfts­transaktion zugrunde. Sie schaffen rechtliche Verbind­lichkeiten: Klauseln, Beding­ungen, Fristen, Ver­pflichtungen und Meilen­steine. Diese müssen IT-Organi­sationen über den gesamten Lebenszyklus des Vertrags verwalten und verfolgen. Nur so können die Geschäfts­vorteile maximiert und Risiken sowie vertrags­bedingte Kosten mini­miert werden.

Das Modul Contract Management gewährt vollständige Kontrolle über Liefe­ranten­verträge. Es unterstützt eine Vielzahl an Vertrags­arten, wie Bestell-, Miet-, Leasing-, Wartungs-, Lizenz-, sowie benutzer­definierte Verträge. Es verbindet die Vertrags­beziehung mit den Service Level Agreements und den Lieferanten-Verträgen und liefert somit Leistungs­parameter als Grundlage für die Neu­verhandlung von Lieferanten­konditionen. Vertrags­bedingungen werden in einer Datenbank gespeichert und stellen damit die Einhaltung der Unternehmens- und Einkaufs­richtlinien sicher. Automatische Benach­richtigungen helfen bei der Fristen­kontrolle und Einhaltung von Verein­barungen. Sie reduzieren den manuellen Verwaltungs­aufwand und erhöhen somit die Effizienz bei der Arbeit.

Mit asset Contract Manage­ment hast du ebenfalls den Überblick über Leasing- und Miet­kosten deines Unter­nehmens. Dabei werden alle relevanten Daten eines Miet­scheins berücksichtigt. Dazu gehören neben den Assettyp- und länder­spezifischen Faktoren auch die Vereinbarungen, welche für die speziellen Rückgabe­arten mit dem Leasing­geber getroffen wurden. Beim Auslaufen eines Leasing­vertrages werden die notwendigen Schritte direkt unterstützt. Funktionen wie Restwert­berechnung, Abholaufträge, Neu­beschaffung oder auch Vertrags­verlänge­rungen werden transparent abgebildet. Leasing­konditionen können bereits in der Bedarfs­phase berücksichtigt werden, daraus hervorgehende Rechnungsbelege erhalten automatisch die Zuordnung zu einem alternativen Rechnungs­empfänger. Mietkosten können direkt auf die interne Leistungs­ver­rechnung umgelegt und bereits vor der Be­schaffung dar­gestellt werden.

Zu­nehmender Kosten­druck und ständige techno­logische Verän­derungen stellen die Unter­nehmen vor neue Heraus­forderungen, erstklassige und stabile IT-Services zu erbringen, dabei die mensch­lichen und techno­logischen Ressour­cen effizient einzu­setzen und nicht zuletzt ihre Pro­zesse konti­nuierlich zu optimieren.

Das Service Manage­ment bietet mehr­mandanten­fähige Unter­stützung für Dienst­leister und Kunden. Das ITIL-konforme System optimiert prozess­gesteuert mit seinen integrier­ten und individuell anpass­baren Workflows.

Mit OFFICE ASSET PAM erhältst du eine zentrale Flotten­verwaltung für deine Drucker und verschaffst dir den Überblick über Druckkosten und deren Herkunft. Darüber hinaus kannst du deine drucker­bezogenen Prozesse planen, automatisieren und überwachen. Du erhältst dadurch die Möglichkeit, operative Kosten zu senken und interne Ressourcen besser zu nutzen.

Alle aktuellen SNMP-fähigen Netzwerk­drucker können durch einen eigenen Agenten ausgelesen und verarbeitet werden. Die browser­fähige zentrale OFFICE ASSET Basis unterstützt dich mit umfang­reichem Reporting bei deiner Verwaltungs­arbeit. Sie bietet Analysen zu gedruckten Seiten, verbrauchten Materi­alien und technischem Zustand der Geräte. Schwellwerte und Ereignisse lassen sich individuell festlegen und ermöglichen spezi­fische Reaktionen. Auto­matisiert ausgelöste Nach­bestellungen vermeiden unnötige Lager­bestände, Service-Mitarbeiter können über den Austausch pünktlich benachrichtigt werden. Die Ver­wendung von Standard­schnittstellen zu deinen Liefe­ranten und umfangreiche Import-/ Export­funktionen in verschiedene Formate sparen Zeit und Prozesskosten. Durch die Integrations­möglich­keiten mit weiteren OFFICE ASSET Modulen (Monitoring, Alerting, Servicedesk, Asset Management) hast du ein umfassendes Tool an der Hand, das dir eine optimale und umfassende Verwaltung deiner Drucker­landschaft er­möglicht.

asset Partner ist die ideale Er­weiterung für alle Drucker­vertreiber oder Unter­nehmen, die ein Printer Asset Management als Service oder Dienst­leistung anbieten möchten.

Das Partner-Modul ermöglicht es, Kunden Zugriff auf deine eigenen Daten zu geben sowie die Funktionen aller OFFICE ASSET Module zu verwenden. Dabei behältst du den kompletten Überblick und kannst z.B. deine Service­leistungen über alle Kunden hinweg einsehen und kontrollieren.